Konkurs na wykonanie projektu scenariusza oraz filmu promocyjnego w ramach realizacji projektu „Supraśl - Polskie Okno Na Szwajcarię”

WSTĘP:

Gmina Supraśl realizując projekt „Supraśl -Polskie Okno na Szwajcarię” planuje zrealizować film promocyjny przedstawiający walory historyczne, turystyczne, kulturowe obszaru Gminy Supraśl i partnerskiej Gminy Balsthal.

W związku z powyższym Gmina Supraśl zaprasza do udziału w przedmiotowym Konkursie.

Celem Konkursu jest wyłonienie Uczestnika Konkursu, który zostanie zaproszony do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki na opracowanie scenariusza oraz filmu promocyjnego gminy Supraśl i gminy Balsthal.

Załączniki do Regulaminu stanowią jego integralną część.

Spis załączników:

Załącznik Nr 1 Opis przedmiotu Konkursu (wytyczne).

Załącznik Nr 2 Wniosek o dopuszczenie do udziału w Konkursie.

Załącznik Nr 3 Oświadczenie Uczestnika Konkursu o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu.

Załącznik Nr 4 Wzór wykazu zrealizowanych usług.

Załącznik Nr 5 Wzór Umowy.

Regulamin Konkursu

Rozdział I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Organizator Konkursu.

- Mariusz Żukowski tel. 085 713 27 16 i

- Anna Kuczyńska tel. 085 713 27 35,

Urząd Miejski w Supraślu, fax 085 713 27 20 ;

2. Podstawy formalno-prawne Konkursu.

1) Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych - (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.) zwana dalej „Ustawą" oraz przepisy wykonawcze do Ustawy,

2) Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006r., Nr 90, poz. 631, z późn. zm.) zwane dalej „prawo autorskie".

3. Forma i rodzaj Konkursu.

1) Konkurs zgodnie z art. 110 i następne Ustawy organizowany jest w formie konkursu otwartego, jednoetapowego, w którym Uczestnicy Konkursu składają wnioski o dopuszczenie do udziału w Konkursie, a Organizator Konkursu dopuszcza do udziału w Konkursie i zaprasza do składania prac konkursowych.

Przedmiot konkursu określony jest kodami Wspólnego Słownika Zamówień CPV -92111200-4 (Produkcja filmów reklamowych i informacyjnych i taśm wideo), 79822500-7 (Usługi projektów graficznych).

2) Wnioski o dopuszczenie do udziału w Konkursie, dokumenty potwierdzające spełnienie warunków udziału w Konkursie, oświadczenia, praca konkursowa oraz inne składane przez Uczestników Konkursu informacje, zawiadomienia i dokumenty muszą być składane w języku polskim.

4. Przedmiot i cel Konkursu.

1) Przedmiotem Konkursu jest wykonanie przez Uczestnika Konkursu na rzecz Zamawiającego projektu scenariusza oraz próbki filmu stworzonego na podstawie:

a) załączonego Opisu Przedmiotu Zamówienia, obejmującego opis wymagań, informacji które powinny zostać zawarte w filmie,

b) przeprowadzonej wizytacji miejsc na terenie Gminy Supraśl, które miałyby zostać pokazane w przygotowanym filmie.

W wyniku Konkursu zostanie wyłoniony Wykonawca, któremu w trybie art.111 ust.1 pkt 3 Ustawy zostanie zlecone szczegółowe opracowanie i produkcja filmu promocyjnego dotyczącego Gminy Supraśl i Gminy Balsthal. Celem produkcji filmu będzie jego emisja na kanałach ogólnopolskich i lokalnych TVP. Konkurs jest prowadzony w ramach projektu „Supraśl - Polski Okno na Szwajcarię”.

5. Maksymalny planowany przez Organizatora Konkursu łączny koszt wykonania prac realizowanych na podstawie pracy konkursowej.

Maksymalny planowany łączny koszt wykonania prac realizowanych na podstawie pracy konkursowej wynosi 178 000,00 zł brutto (słownie: sto siedemdziesiąt osiem tysięcy złotych).

6. Zakres szczegółowego opracowania pracy konkursowej

1) Praca konkursowa powinna zawierać:

a) scenariusz w formie pisemnej w formacie A4 w formie wybranej przez Uczestnika Konkursu,

b) pisemną informację o planowanych przez Uczestnika Konkursu łącznych kosztach wykonania prac realizowanych na podstawie pracy konkursowej (planowany koszt realizacji zamówienia),

c) autorską próbkę filmu promocyjnego (nakręconego na podstawie przeprowadzonych wcześniej wizytacji). Czas trwania przygotowanej próbki filmu musi zawierać się w przedziale czasowym nie mniejszym niż 1 minuta.

2) Organizator Konkursu nie zwraca materiałów dostarczonych przez Uczestników Konkursu.

3) Organizator Konkursu nie zwraca kosztów przygotowania wstępnego scenariusza i próbki filmu.

7. Informacje o oświadczeniach lub dokumentach, jakie mają dostarczyć Uczestnicy Konkursu w celu potwierdzenia spełnienia stawianych im wymagań.

1) Uczestnikami Konkursu mogą być osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej.

2) Uczestnicy Konkursu mogą wspólnie brać udział w Konkursie. Uczestnicy ustanawiają pełnomocnika do ich reprezentowania oraz do złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału w Konkursie, dokumentów, oświadczeń woli w imieniu wszystkich Uczestników Konkursu składających wspólną pracę konkursową.

3) W Konkursie mogą wziąć udział Uczestnicy, którzy w terminie określonym w Rozdziale III ust. 3 złożą w siedzibie Organizatora Konkursu wnioski o dopuszczenie do udziału w Konkursie i zostaną do niego dopuszczeni przez Sąd Konkursowy.

4) Uczestnikami Konkursu nie mogą być:

a) Osoby biorące udział w opracowaniu Regulaminu Konkursu,

b) Członkowie Sądu Konkursowego,

c) Osoby biorące udział w organizacji Konkursu,

d) Osoby pozostające w związku z członkami Sądu Konkursowego.

5) W Konkursie mogą wziąć udział Uczestnicy, którzy:

a) spełnią następujące warunki dotyczące:

a1. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;

a2. posiadania wiedzy i doświadczenia;

a3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;

a4. sytuacji ekonomicznej i finansowej;

b) nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 24 Ustawy.

8. Opis sposobu dokonania oceny spełniania warunków:

1) Uczestnik Konkursu jest zobowiązany wykazać, nie później niż na dzień składania wniosków, spełnianie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 Ustawy, i brak podstaw do wykluczenia z powodu niespełnienia warunków, o których mowa w art. 24 Ustawy.

2) Uczestnicy Konkursu wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, muszą wykazać się:

a) łącznie spełnianiem warunków określonych w ust. 7 pkt 5) ppkt a,

b) indywidualnie tj. każdy z osobna, spełnianiem warunku określonego w ust. 7 pkt 5) lit. b),

3) Warunek, o którym mowa w ust. 7 pkt 5) ppkt a) lit a2, zgodnie z przepisem § 1 ust. 4 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. z 2013r. poz. 231) - zostanie uznany za spełniony, gdy Wykonawca wykaże w wykazie oraz złoży poświadczenia, o których mowa w ust. 9 pkt 8 na, wykonanie w ciągu ostatnich 3 lat licząc od dnia złożenia wniosku, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 2 zadań polegających na napisaniu scenariusza lub scenopisu filmu oraz wykonaniu filmu na ich podstawie o łącznej wartości co najmniej 50 000 zł brutto każde z zadań, który to film był wyemitowany na jednym z kanałów TVP S.A.

4) Warunek, o którym mowa w ust. 7 pkt 5) lit b, zostanie uznany za spełniony, gdy Uczestnik Konkursu wykaże się niepodleganiem wykluczeniu z udziału w postępowaniu.

5) Zgodnie z postanowieniami art. 26 ust. 2b Ustawy Uczestnik Konkursu może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków.

6) Organizator Konkursu dokona oceny spełniania przez Uczestników Konkursu warunków określonych w Regulaminie metodą „spełnia"/„nie spełnia" na podstawie oświadczeń i dokumentów określonych w ust. 9 Regulaminu. Niespełnienie któregokolwiek z warunków spowoduje wykluczenie Uczestnika Konkursu z postępowania.

9. Wymagane oświadczenia oraz dokumenty potwierdzające spełnienie przez Uczestnika Konkursu wymagań, o których mowa w ust. 7.

1) Oświadczenie Wykonawcy:

a) o którym mowa w art. 44 Ustawy, o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu,

b) o braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia.

2) Wykaz wykonanych głównych usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania wniosków, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, kanałów i dat emisji w TVP S.A. oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane wg. załącznika nr 4.

3) Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków - potwierdzający spełnianie warunku udziału w postępowaniu w sposób określony w ust. 7 pkt 5) lit b) Regulaminu. Z tym że:

a) jeżeli Uczestnik Konkursu ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast ww. dokumentów składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości,

b) dokumenty, o których mowa w pkt a), powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków,

c) jeżeli w kraju miejsca zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Uczestnik Konkursu ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt a), zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby uprawnione do reprezentacji Uczestnika Konkursu, złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Uczestnik Konkursu ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem. Postanowienie pkt b stosuje się odpowiednio.

4) Każdy z wspólnie ubiegających się o dopuszczenie do udziału w konkursie Uczestników Konkursu musi złożyć odrębne dokumenty określone w pkt. 3. Ponadto oświadczenie, o którym mowa w pkt. 1 b winno być złożone w taki sposób, aby potwierdzało brak podstaw do wykluczenia z postępowania każdego ze wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, przy czym wystarczające jest złożenie jednego oświadczenia łącznie dla wszystkich wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, o ile zostało podpisane przez odpowiednio umocowane osoby.

5) Dokument zawierający dowód, że Uczestnik Konkursu będzie dysponował zasobami innych podmiotów niezbędnymi do realizacji zamówienia, jeżeli Uczestnik Konkursu, wykazując spełnianie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 Ustawy, polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b Ustawy.

6) W przypadku wątpliwości co do treści dokumentu złożonego przez Uczestnika Konkursu mającego siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamawiający może zwrócić się do właściwych organów odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Uczestnik Konkursu ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, z wnioskiem o udzielenie niezbędnych informacji dotyczących przedłożonego dokumentu.

7) W razie konieczności, szczególnie gdy wykaz lub dowody, o których mowa odpowiednio w ust. 9 pkt 2) oraz pkt 8), budzą wątpliwości Zamawiającego lub gdy z poświadczenia albo z innego dokumentu wynika, że zamówienie nie zostało wykonane lub zostało wykonane nienależycie, Zamawiający może zwrócić się bezpośrednio do właściwego podmiotu, na rzecz którego usługi były lub miały zostać wykonane, o przedłożenie dodatkowych informacji lub dokumentów bezpośrednio Zamawiającemu.

8) Dowodami, o których mowa w pkt. 2) są:

a) poświadczenie osoby na rzecz której wykonywana była usługa;

b) w przypadku zamówień na usługi - oświadczenie Uczestnika Konkursu - jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze Uczestnik Konkursu nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa w lit a.

9) W zakresie przynależności do grupy kapitałowej:

a) listę podmiotów należących do tej samej co Uczestnik Konkursu grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50, poz. 331, z późn. zm.), albo

b) informację o tym, że Uczestnik Konkursu nie należy do grupy kapitałowej.

W przypadku, gdy Uczestnicy Konkursu wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia należą do tej samej grupy kapitałowej wystarczy, aby została złożona jedna lista.

10) Zamawiający wezwie Uczestników Konkursu, którzy w wymaganym terminie nie złożyli wymaganych przez Zamawiającego oświadczeń lub dokumentów do uzupełnienia na podstawie art. 26 ust. 3 lub 4 Ustawy.

11) Wykonawca, w miejsce poświadczeń, o których mowa w §1 ust.2 pkt rozporządzenia, może przedkładać dokumenty potwierdzające należyte wykonanie usług, określone w §1 ust.1 pkt 2 i 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać Zmawiający od Wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 226, poz. 1817).

10. Szczegółowy zakres pisemnego opracowania pracy konkursowej, będący przedmiotem zamówienia, które zostanie udzielone w trybie zamówienia z wolnej ręki autorowi zwycięskiej pracy konkursowej.

1) Szczegółowy zakres pisemnego opracowania pracy konkursowej zawiera Załącznik nr 1 do Regulaminu (Opis Przedmiotu Zamówienia).

2) W Konkursie zostanie wybrana praca, która otrzyma najwyższą punktację zgodnie z kryteriami określonymi w Regulaminie.

3) Autor wybranej pracy zostanie zaproszony do podjęcia negocjacji, w trybie zamówienia z wolnej ręki w oparciu o „Wzór Umowy", stanowiący Załącznik Nr 5 do Regulaminu.

4) W ramach Umowy, o której mowa w pkt 3), zwycięzca Konkursu zobowiązany będzie zrealizować przedmiot Umowy w terminie do dnia 10 marca 2013r.

11. Kryteria oceny prac konkursowych wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów.

1) Ocenie będą podlegać prace konkursowe opracowane przez Uczestników Konkursu na podstawie opisu przedmiotu zamówienia zgodnie z Załącznikiem nr 1 do Regulaminu oraz przeprowadzonej wizytacji.

2) Każda z prac konkursowych będzie podlegała osobnej ocenie.

3) Przy wyborze pracy konkursowej Organizator Konkursu będzie kierował się następującymi kryteriami:

Lp. Kryteria oceny pracy konkursowej Punkty/Waga

W ramach kryterium z Lp. 1 następuje sumowanie punktów przyznanych przez Członków Sądu Konkursowego dla każdego z podpunktów 1a, 1b i 1c, z których zostanie obliczona średnia arytmetyczna dla każdego podpunktu. Suma otrzymanych średnich stanowić będzie wartość Kryterium Lp. 1 ocenianej Pracy.

W ramach kryterium z Lp. 2 następuje sumowanie punktów przyznanych przez Członków Sądu Konkursowego dla każdego podpunktu 2a, 2b, 2c i 2d z których zostanie obliczona średnia arytmetyczna dla każdego podpunktu. Suma otrzymanych średnich stanowić będzie wartość Kryterium Lp. 2 ocenianej Pracy.

W ramach kryterium z Lp. 3 „Planowany Koszt" - punktacja zostanie obliczona za pomocą następującego wzoru:

Ocena Planowanego Kosztu (pkt) = 10%x[(Koszt minimalny/Koszt )*100]

Koszt minimalny - najniższy planowany koszt realizacji przedmiotu zamówienia brutto spośród wszystkich badanych prac konkursowych.

Koszt- koszt realizacji pracy konkursowej brutto według badanej Pracy konkursowej.

Ocena Planowanego Kosztu - wynik zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku.

Praca konkursowa która uzyska najwyższą liczbę punków z sumy kryteriów Lp.1, Lp.2 i Lp. 3 zostanie uznana za zwycięską.

W przypadku otrzymania takiej samej, największej liczby punktów przez kilka prac; o wyborze najlepszej pracy konkursowej decyduje najwyższa uzyskana liczba punktów w kryterium Planowany Koszt.

4) Organizator Konkursu zastrzega sobie prawo do odstąpienia od wskazywania pracy konkursowej, której autor - Uczestnik Konkursu, zostanie zaproszony do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia w sytuacji, gdy żadna ze złożonych prac konkursowych nie uzyska minimum 50 punktów.

Rozdział II. SĄD KONKURSOWY I SEKRETARZ ORGANIZACYJNY KONKURSU

1. Skład Sądu Konkursowego

Organizator Konkursu, powoła odrębnym Zarządzeniem Sąd Konkursowy w składzie zgodnym z art. 112 Ustawy.

2. Zadania Sądu Konkursowego

1) Do zadań Sądu Konkursowego należy w szczególności:

a) akceptacja projektu Regulaminu Konkursu,

b) dokonanie oceny spełniania przez Uczestników Konkursu wymagań określonych w Regulaminie Konkursu na podstawie złożonych wniosków,

c) ocena prac konkursowych według wymagań i kryteriów określonych w Regulaminie Konkursu,

d) sporządzanie informacji o pracach konkursowych,

e) rozstrzygnięcie Konkursu wraz z uzasadnieniem,

f) wystąpienie z wnioskiem o unieważnienie Konkursu,

g) identyfikowanie wszystkich prac konkursowych po zatwierdzeniu przez Organizatora Konkursu rozstrzygnięcia Konkursu, poprzez przyporządkowanie prac poszczególnych Uczestników Konkursu w oparciu o numer umieszczony na karcie identyfikacyjnej.

2) Kierownik Zamawiającego sprawuje nadzór nad Sądem Konkursowym w zakresie zgodności Konkursu z treścią Ustawy i Regulaminem Konkursu. W szczególności unieważnia Konkurs i zatwierdza rozstrzygnięcie Konkursu.

3. Sekretarz organizacyjny Konkursu

1) Obsługę Sądu Konkursowego będzie pełnił Referat Strategii i Rozwoju Urzędu Miejskiego w Supraślu,

2) Do zadań Referatu należy w szczególności:

a) Wykonywanie czynności organizacyjnych związanych z pracą Sądu Konkursowego,

b) Wykonywanie czynności powierzonych przez Kierownika Zamawiającego związanych z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem Konkursu,

c) Wykonywanie czynności organizacyjnych związanych z Opracowaniem projektu Regulaminu Konkursu,

d) Przygotowanie i zamieszczenie ogłoszeń wymaganych przepisami Ustawy związanymi z przeprowadzeniem Konkursu,

e) Przeprowadzenie czynności organizacyjnych i administracyjnych, w tym przyjmowanie pytań od Uczestników Konkursu, przygotowanie zawiadomień, obsługa korespondencji, przygotowywanie projektów pism,

f) Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji dotyczącej Konkursu,

g) Przygotowanie i sporządzenie protokołów z przebiegu prac Sądu Konkursowego,

h) Publikacji wyników Konkursu,

i) Wykonanie innych czynności w toku Konkursu niezastrzeżonych wyłączenie do zadań Sądu Konkursowego i Kierownika Zamawiającego

4) Sekretariat Sądu Konkursowego nie może przekazywać Sądowi Konkursowemu żadnych informacji, które mogłyby naruszać anonimowość złożonych prac konkursowych lub mogących mieć wpływ na bezstronność i obiektywizm działań Sądu Konkursowego.

5) Członkowie Sądu Konkursowego nie mogą żądać od Sekretariatu Sądu Konkursowego żadnych informacji, które mogłyby naruszać anonimowość złożonych prac konkursowych lub mogących mieć wpływ na bezstronność i obiektywizm działań Sądu Konkursowego.

6) Sąd Konkursowy obraduje w pełnym składzie członkowskim.

Rozdział III. SZCZEGÓŁOWE WARUNKI PRZEPROWADZENIA KONKURSU

1.Sposób porozumiewania się Organizatora Konkursu z Uczestnikami Konkursu oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów.

1) Oświadczenia, wnioski, pytania, zawiadomienia oraz informacje Uczestnicy Konkursu przekazują pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną na adres podany w Rozdziale II ust. 3 pkt 3).

2) Osobami upoważnionymi do kontaktów są osoby wskazane w Rozdziale I ust. 1 pkt 3).

2. Sposób udzielania wyjaśnień dotyczących Regulaminu Konkursu.

1) Uczestnicy Konkursu mogą zwrócić się pisemnie, faksem lub pocztą elektroniczną do Organizatora Konkursu o wyjaśnienie postanowień Regulaminu Konkursu. Pytania należy oznaczyć hasłem „Wykonanie projektu scenariusza oraz filmu promocyjnego w ramach projektu „Supraśl - Polskie Okno na Szwajcarię".

2) Organizator Konkursu udzieli odpowiedzi na wszystkie pytania związane z Regulaminem Konkursu w zakresie wniosków o dopuszczenie do udziału w konkursie niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w Konkursie - pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie Regulaminu Konkursu w tym zakresie wpłynął do Organizatora Konkursu nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa terminu wyznaczonego do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w Konkursie.

3) Organizator Konkursu udzieli odpowiedzi na wszystkie pytania związane z Regulaminem Konkursu w zakresie prac konkursowych niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania prac konkursowych - pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie Regulaminu Konkursu w tym zakresie wpłynął do Organizatora Konkursu nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa terminu wyznaczonego do składania prac konkursowych.

4) Oświadczenia, wnioski, pytania, zawiadomienia przekazane za pomocą faksu lub poczty elektronicznej uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem terminu.

5) Jeżeli Organizator Konkursu lub Uczestnicy Konkursu przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.

6) Organizator Konkursu będzie przekazywał wyjaśnienia oraz informacje w zakresie wniosków o dopuszczenie do udziału w Konkursie pisemnie lub za pomocą faksu, bądź pocztą elektroniczną, nie ujawniając źródła zapytań zamieszczając na stronie internetowej Zamawiającego: www.suprasl.pl.

7) Udzielone przez Organizatora Konkursu wyjaśnienia oraz dokonane zmiany w Regulaminie Konkursu są wiążące dla Uczestników Konkursu.

3. Miejsce i termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w Konkursie.

1) Przystępujący do Konkursu składa, za potwierdzeniem doręczenia, w siedzibie

Organizatora Konkursu wniosek o dopuszczenie do udziału w Konkursie wraz z załącznikami - w zamkniętej kopercie, z napisem „WNIOSEK o dopuszczenie do udziału w Konkursie na wykonanie projektu scenariusza, scenopisu oraz filmu promocyjnego w ramach projektu „Supraśl - Polskie Okno na Szwajcarię" z dopiskiem nie otwierać przed dniem 19.07.2013r. godz. 12.15

2) Wniosek należy złożyć w siedzibie Organizatora Konkursu.

Urząd Miejski w Supraślu, 16-030 Supraśl, ul Piłsudskiego 58, sekretariat lub punkt obsługi interesanta (potwierdzenie z datę i godziną przyjęcia wniosku)

3) Wniosek o dopuszczenie do udziału w Konkursie wraz z załącznikami należy złożyć w terminie do dnia 19.07.2013r. do godz. 12:00.

4. Informacje dotyczące składania wniosków o dopuszczenie do udziału w Konkursie.

1) Do „Wniosku o dopuszczenie do udziału w Konkursie" (Załącznik Nr 2) należy dołączyć: dokumenty określone w Rozdziale I ust. 9 Regulaminu.

2) Uczestnicy Konkursu wspólnie biorący udział w Konkursie ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w Konkursie.

3) Organizator Konkursu dopuszcza do udziału w Konkursie i zaprasza do składania prac konkursowych wyłącznie Uczestników spełniających wymagania określone w niniejszym Regulaminie Konkursu.

4) Formularze powinny być załączone w jednym egzemplarzu. Należy wypełnić wszystkie wymagane pola. Nie należy umieszczać żadnych innych informacji poza wymienionymi w treści formularzy.

5) Wnioski złożone po terminie określonym w ust. 3 pkt 3) zostaną zwrócone

niezwłocznie na podany adres zwrotny.

6) Części wniosku zastrzeżone przez Uczestnika Konkursu jako stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa, w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, powinny być zawarte we Wniosku o dopuszczenie do udziału w sposób umożliwiający Zamawiającemu udostępnienie jawnych elementów wniosku innym uczestnikom postępowania.

7) Uczestnik Konkursu zastrzegając tajemnicę przedsiębiorstwa zobowiązany jest dołączyć do wniosku pisemne uzasadnienie odnośnie do charakteru zastrzeżonych w niej informacji. Uzasadnienie ma na celu udowodnienie spełnienia przesłanek określonych wart. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. z 2003 r., Nr 153, poz. 1503 z późn. zm.), tj. że zastrzeżona informacja:

a. ma charakter techniczny, technologiczny, lub organizacyjny przedsiębiorstwa,

b. nie została ujawniona do wiadomości publicznej, a także

c. podjęto w stosunku do niej niezbędne działania w celu zachowania poufności.

8) Zaleca się, aby uzasadnienie, o którym mowa w pkt. 7 było sformułowane w sposób umożliwiający jego udostępnienie po upływie terminu, o którym mowa w pkt. 10.

9) Zastrzeżenie przez Uczestnika Konkursu tajemnicy przedsiębiorstwa bez uzasadnienia, o którym mowa w pkt. 7 może być traktowane przez Zamawiającego jako bezskuteczne ze względu na zaniechanie przez Uczestnika Konkursu podjęcia niezbędnych działań w celu zachowania poufności objętych klauzulą informacji.

10) Zamawiający dokona oceny skuteczności zastrzeżenia przez Uczestnika Konkursu tajemnicy przedsiębiorstwa na podstawie uzasadnienia, o którym mowa w pkt. 6, w terminie nie dłuższym niż 7 dni od terminu złożenia wniosków. Negatywna weryfikacja przez Zamawiającego wystąpienia niezbędnej przesłanki decydującej o skuteczności dokonania zastrzeżenia zakazu udostępniania informacji wywołuje konsekwencje w postaci wyłączenia przewidzianego w art. 8 ust. 3 zdanie pierwsze Ustawy zakazu ujawniania informacji, bezzasadnie zastrzeżonych przez Uczestnika Konkursu.

11)Do Wniosku należy dołączyć informację dotyczącą części zamówienia jaką Uczestnik Konkursu zamierza powierzyć podwykonawcom (o ile dotyczy).

12)Uczestnicy Konkursu ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem wniosku. Organizator Konkursu nie przewiduje zwrotu tych kosztów.

5. Otwarcie wniosków o dopuszczenie do udziału w Konkursie.

1) W terminie określonym w ust. 3 pkt 3), Sąd Konkursowy dokonuje otwarcia wniosków o dopuszczenie do udziału w Konkursie.

2) Sąd Konkursowy dopuszcza do dalszego udziału w Konkursie i zaprasza do składania prac konkursowych Uczestników, którzy spełniają wymagania zawarte w Regulaminie Konkursu w terminie 7 dni od dnia otwarcia wniosków.

3) Sekretarz Konkursu, przesyła za pomocą faksu lub poczty elektronicznej zawiadomienie o dopuszczeniu do udziału w Konkursie i zaproszenie do składania prac konkursowych oraz przesyła do wszystkich pozostałych Uczestników zawiadomienie o wykluczeniu z Konkursu.

6. Miejsce, termin oraz sposób składania prac konkursowych przez Uczestników dopuszczonych do udziału w Konkursie.

1) Uczestnicy, dopuszczeni przez Sąd Konkursowy do dalszego udziału w Konkursie, składają w siedzibie Organizatora Konkursu prace konkursowe za potwierdzeniem doręczenia.

2) Pracę konkursową należy złożyć w siedzibie Organizatora Konkursu:

Urząd Miejski w Supraślu, 16-030 Supraśl, ul Piłsudskiego 58, sekretariat lub punkt obsługi interesanta (potwierdzenie z datę i godziną przyjęcia wniosku)

3) Pracę konkursową należy złożyć w terminie do dnia 19.08.2013 r. do godz. 12:00.

4) Prace wysłane muszą dotrzeć do Organizatora Konkursu w terminie do dnia określonego w pkt 3. Prace dostarczone po tym terminie, nie będą podlegały ocenie Sądu Konkursowego i zostaną zwrócone Uczestnikom Konkursu po upływie terminu określonego przepisami Ustawy.

5) Prace konkursowe, należy składać w jednym zamkniętym opakowaniu, uniemożliwiającym bezśladowe jego otwarcie, pod rygorem nie przyjęcia pracy.

6) Opakowanie pracy konkursowej oraz załączona zaklejona koperta zawierającą dane Uczestnika Konkursu powinny być złożone z napisem: „Konkurs na wykonanie projektu scenariusza oraz filmu promocyjnego w ramach projektu „Supraśl - Polskie Okno na Szwajcarię” z dopiskiem nie otwierać przed dniem …………….

7) Opakowanie pracy konkursowej oraz załączonej, zaklejonej koperty zawierającej dane Uczestnika Konkursu nie mogą nosić żadnych cech identyfikujących Uczestnika Konkursu.

8) Pokwitowanie złożenia pracy konkursowej należy zachować. Zwrot prac nastąpi za zwrotem pokwitowania złożenia pracy konkursowej.

9) Organizator Konkursu nie przewiduje zwrotu kosztów przygotowania prac konkursowych.

7. Sposób zachowania anonimowości prac konkursowych.

1) Uczestnik Konkursu składa pracę konkursową w szczelnie zamkniętym opakowaniu bez żadnych cech identyfikacyjnych, uniemożliwiającym bezśladowe jego otwarcie.

2) Wraz z opakowaniem zawierającym pracę konkursową Uczestnik Konkursu składa kopertę, również bez żadnych cech identyfikacyjnych, w której umieszcza nazwę Uczestnika, pełne dane identyfikacyjne i kontaktowe. Zaklejona koperta w stanie nienaruszonym będzie przechowywana przez Sekretarza organizacyjnego Konkursu do czasu rozstrzygnięcia Konkursu i zostanie przekazana do Sądu Konkursowego na wniosek Przewodniczącego niezwłocznie po rozstrzygnięciu Konkursu. Otwarcia koperty dokona Sąd Konkursowy po rozstrzygnięciu Konkursu.

3) Praca konkursowa, jak również żaden z dołączonych do niej dokumentów nie może nosić śladów pozwalających na identyfikację Uczestnika Konkursu (np. podpisy, nazwy, dane teleadresowe).

4) Materiały nie objęte Konkursem nie będą rozpatrywane.

5) Prace konkursowe, których sposób oznakowania lub umieszczone informacje będą naruszały anonimowość Konkursu, zostaną odrzucone.

6) Praca konkursowa może być wycofana, zmieniona lub uzupełniona przez Uczestnika Konkursu do upływu terminu składania prac konkursowych. Czynności te mogą nastąpić jedynie na podstawie przedstawienia Organizatorowi Konkursu oryginalnego potwierdzenia złożenia pracy konkursowej.

7) Wycofanie, wprowadzenie zmian lub uzupełnień pracy konkursowej musi nastąpić z zachowaniem wymagań określonych dla złożenia Pracy Konkursowej, przy czym materiały te muszą mieć wyraźne oznaczenia odpowiednio „Wycofanie", „Zmiana" lub „Uzupełnienie".

8) Po upływie terminu, o którym mowa w ust. 6 pkt 3), Uczestnik Konkursu związany jest treścią i zawartością złożonej Pracy Konkursowej.

8. Rozstrzygnięcie Konkursu oraz rodzaj i wysokość nagród.

1) Sąd Konkursowy rozstrzyga Konkurs, dokonując wyboru najlepszej Pracy Konkursowej i przyznaje następującą nagrodę - Zaproszenie do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki,

Nagroda zostanie przyznana Pracy Konkursowej, która otrzyma największą liczbę punków, według kryteriów określonych w Rozdziale I ust.11.

2) Po rozstrzygnięciu Konkursu Sąd Konkursowy dokonuje identyfikacji prac przyporządkowując je poszczególnym Uczestnikom w oparciu o nadaną numerację na kopertach złożonych przez Uczestników Konkursu.

3) Sąd Konkursowy ma prawo nie przyznać nagrody, w sytuacji, gdy żadna ze złożonych prac konkursowych nie uzyska minimum 50 punktów, zgodnie z Rozdziałem I ust. 11 pkt 3 Regulaminu.

9. Sposób podania do publicznej wiadomości wyników Konkursu.

1) Organizator Konkursu, niezwłocznie po jego rozstrzygnięciu przez Sąd Konkursowy przekaże Uczestnikom Konkursu pisemną informację o wynikach Konkursu i otrzymanych przez poszczególne Prace Konkursowe ocenach wraz z podaniem nazwy (firmy) i siedziby autora wybranej Pracy Konkursowej.

2) Informacje, o których mowa w pkt 1) zostaną przekazane za pomocą faksu lub poczty elektronicznej Uczestnikom Konkursu, oraz zostaną zamieszczone na stronie internetowej Organizatora Konkursu oraz zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych.

10.Termin wydania zaproszenia do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki.

Organizator Konkursu w terminie nie krótszym niż 15 od dnia ustalenia wyników Konkursu przekaże Uczestnikowi Konkursu którego praca została wybrana jako najkorzystniejsza, zaproszenie do podjęcia negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki.

11. Pouczenie o środkach ochrony prawnej.

W toku postępowania o udzielenie zamówienia przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w Dziale VI Ustawy, z uwzględnieniem tego, że wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydawanych na podstawie art. 11 ust. 8 Ustawy.

Środki ochrony prawnej przysługują wykonawcy, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów niniejszej ustawy.

12.Odwołanie

Zgodnie z art. 180 ust. 1 Ustawy odwołanie przysługuje wyłącznie od niezgodnej z przepisami Ustawy czynności zmawiającego podjętej w postępowaniu o udzielnie zamówienia lub zaniechania czynności, do której zmawiający jest zobowiązany na podstawie Ustawy.

Zgodnie z art. 180 ust. 4 Ustawy w związku z § 5 rozporządzenia w sprawie regulaminu rozpoznawania odwołań, odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w formie pisemnej albo elektronicznej opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego Kwalifikowanego certyfikatu. Odwołanie wraz z załącznikami oraz zgłoszenie przystąpienia do postępowania odwoławczego przez wykonawcę, wnoszone drogą elektroniczną, opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu oraz dalsze pisma wnoszone tą drogą w sprawie, przekazuje się za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej Izby, udostępnionej na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznej (www.uzp.gov.pl).

Rozdział IV. NAGRODA I ZOBOWIĄZANIA

1.Rodzaj i wysokość nagród.

1) Nagrodą przewidzianą w Konkursie będzie przekazanie Uczestnikowi Konkursu, którego praca została wybrana jako najkorzystniejsza, Zaproszenia do podjęcia negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki.

2) Wzór Umowy (Załącznik Nr 5), będzie przedmiotem negocjacji w zakresie jak niżej. Negocjacje będą miały na celu dostosowanie Wzoru Umowy do realizacji przedmiotu zamówienia na podstawie przygotowanej pracy konkursowej. Nie podlegają negocjacji postanowienia umowy w zakresie terminu, ceny, przeniesienia praw autorskich, kar umownych.

3) Organizator Konkursu nie przewiduje wypłacenia nagród pieniężnych lub wydania nagrody rzeczowej.

2.Postanowienia dotyczące przeniesienia autorskich praw majątkowych do wybranej pracy wraz ze szczegółowym określeniem pól eksploatacji.

Przystępując do Konkursu, każdy z Uczestników Konkursu we wniosku o dopuszczenie do udziału w Konkursie (Załącznik Nr 2), składa oświadczenie, iż posiada autorskie prawa majątkowe do pracy konkursowej i w przypadku uznania złożonej przez niego pracy za najlepszą przeniesie na Organizatora Konkursu autorskie prawa majątkowe do tej pracy, na warunkach określonych we Wzorze Umowy § 7, stanowiącym Załącznik Nr 5 do Regulaminu Konkursu.

3.Oświadczenie Organizatora Konkursu o związaniu warunkami Konkursu.

Gmina Supraśl jako Organizator Konkursu zatwierdza niniejszy Regulamin Konkursu i oświadcza, że pozostaje nim związany do dnia ogłoszenia wyników Konkursu oraz wynikającymi z niego skutkami, a w odniesieniu do warunków dotyczących przyszłej Umowy do czasu jej zawarcia, albo rezygnacji z jej zawarcia.

Załącznik nr 1

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (Wytyczne)

1) Przedmiotem zamówienia będzie po wyłonieniu zwycięzcy konkursu wykonanie filmu promocyjnego dotyczącego gminy Supraśl i gminy Balsthal w ramach projektu „Supraśl -Polskie Okno na Szwajcarię”

2) Przedmiot zamówienia będzie obejmował:

a) Całość filmu max. 22 min zawierająca informacje historyczne - historia Supraśla i Balsthal, informacje turystyczne - pokazanie walorów turystycznych, przyrodniczych, walorów uzdrowiskowych, tradycje kulinarne w odniesieniu do dwóch regionów, dwóch krajów, pokazanie współpracy polsko-szwajcarskiej.

b) Film z lektorem w trzech wersjach językowych: polskim, angielskim i niemieckim.

c) Zapewnienie muzyki w tle,

d) W filmie powinni brać udział zatrudnieni aktorzy, którzy kojarzą się poprzez swoje role z gminą Supraśl lub jej okolicami,

d) Film musi zawierać odpowiednie logotypy projektu przekazane przez Zamawiającego,

e) Wykonawca przekaże Zamawiającemu wszystkie materiały i pliki źródłowe na dysku zewnętrznym oraz na trzech płytach DVD (wraz z interaktywnym menu), umożliwiającym odtworzenie filmu w odtwarzaczu DVD lub w komputerze oraz w postaci plików, które mogą być umieszczone w Internecie (mpeg2-dvd, mp4-h264, avi, wmv);

f) zdjęcia do filmu powinny zostać nakręcone zarówno na terenie gminy Supraśl jak i Balsthal,

g) film musi spełniać wymagania artystyczne i techniczne w celu emisji w TVP S.A.

Scenariusz dla lektora, aktorów

a) Informacje o gminach, zabytkach, walorach turystycznych, uzdrowiskowych, rekreacyjnych, historii, przekazane przez Zamawiającego,

b) Współpraca pomiędzy gminami, stowarzyszeniami TPS i IGSB ,

c) Informacje o tradycjach kulinarnych obu regionów,

Załącznik Nr 2

WNIOSEK O DOPUSZCZENIE DO UDZIAŁU W KONKURSIE

.........................................................................................................................................……………..

(nazwa Uczestnika Konkursu/ pełnomocnika, adres )

.................................................................................................................................................................

Składam wniosek o dopuszczenie do udziału w Konkursie na:

Konkurs na wykonanie projektu scenariusza oraz filmu promocyjnego w ramach realizacji projektu „Supraśl - Polskie Okno Na Szwajcarię”

Wszelką korespondencję dotyczącą Konkursu proszę kierować na adres:

Nazwa Uczestnika Konkursu/pełnomocnika: ……….……………………………………………

Adres:...............................................................................................................................................Faks:................................................................................................................................................

Email: ..............................................................................................................................................

Telefon: …………….……………………………………………………………………………...

Oświadczam, że:

1) Zapoznałem się z Regulaminem Konkursu i akceptuję jego postanowienia.

2) Będąc w posiadaniu autorskich praw majątkowych do Pracy Konkursowej zobowiązuję się do przeniesienia autorskich praw majątkowych do Pracy Konkursowej na Organizatora Konkursu.

3) Zapoznałem się ze Wzorem Umowy w oparciu, o który po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki zostanie zawarta Umowa z Uczestnikiem Konkursu - autorem nagrodzonej pracy konkursowej i nie wnoszę do niego zastrzeżeń.

Do wniosku załączam wymagane oświadczenia i dokumenty.

.........................................................................

Data i podpis(y) osób(y) upoważnionej(ych) do reprezentowania Uczestnika Konkursu

Załącznik Nr 3

OŚWIADCZENIE

O SPEŁNIENIU WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

ORAZ O NIEPODLEGANIU WYKLUCZENIU

Uczestnik Konkursu:

………………………………………………………………………………………………………….

Adres Uczestnika Konkursu:

………………………………………………………………………………………………………… w imieniu reprezentowanego przeze mnie podmiotu oświadczam, że

1. spełniam (-y) wymagane warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych dotyczące:

1/ posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania

2/ posiadania wiedzy i doświadczenia

3/ dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,

4/ sytuacji ekonomicznej i finansowej

Miejsce i data:

...................................................

podpis upoważnionego przedstawiciela

OŚWIADCZENIE

Uczestnik Konkursu:

Adres^∗:

Oświadczam, że nie podlegam wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dn. 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 Nr 113, poz. 759 z późn. zm.).

Miejsce i data:

podpis upoważnionego przedstawiciela

^∗ W przypadku składania wniosków o dopuszczenie do udziału w Konkursie przez podmioty występujące wspólnie zaleca się wpisanie adresu lidera

Załącznik Nr 4

WYKAZ ZREALIZOWANYCH USŁUG

Uczestnik Konkursu:

......................................................................................................................................

Adres Uczestnika Konkursu:

......................................................................................................................................

Niniejszym oświadczam (y),że wykonałem (wykonaliśmy) następujące zamówienia:

........................................................

podpis(y) osób(y) upoważnionej(ych)

do reprezentowania Uczestnika Konkursu

.................................................

miejscowość, data

Załącznik Nr 5

Wzór Umowy (Stanowi odrębny dokument)

Umowa o dzieło

zawarta w dniu …………………. pomiędzy:

Gminą Supraśl, z siedzibą 16-030 Supraśl ul. Piłsudskiego 58, reprezentowaną przez dr Radosława Dobrowolskiego - Burmistrza Supraśla, za kontrasygnatą Skarbnik Gminy Lucyny Majewskiej, zwaną dalej „Zamawiającym”

a…………………………………… zgodnie z odpisem…………………, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy,

zwanym dalej Wykonawcą lub zamiennie Producentem, łącznie zwanych Stronami,

po przeprowadzeniu postępowania konkursowego w trybie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn.zm ), zwana dalej Umową

o następującej treści:

§1 Przedmiot umowy

§2 Sposób wykonania Umowy

§3 Termin wykonania Dzieła

§4 Przeniesienie autorskich praw majątkowych

§5 Wynagrodzenie

§6 Kary umowne

§7 Umowne prawo odstąpienia

§8 Zmiana umowy

§9 Postanowienia końcowe

WYKONAWCA /PRODUCENT ZAMAWIAJĄCY

Załączniki:

Załącznik nr 1 - aktualne dokumenty rejestrowe Wykonawcy

Załącznik nr 2 - opis Dzieła - scenariusz

Załącznik nr 3 - umowa zawarta pomiędzy Zamawiający a Skarbem Państwa - Regionalną Dyrekcją Lasów Państwowych w Białymstoku

^∗ W przypadku składania ofert przez podmioty występujące wspólnie zaleca się wpisanie adresu lidera